Объяснительная записка к годовому отчету формы № 1 за 2015 год

Работа архивного отдела администрации Долгоруковского муниципального района проводилась в соответствии с федеральными законами от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», концепцией долгосрочного социально-экономического развития Российской федерации до 2020г. и Основными направлениями деятельности Правительства Российской Федерации до 2018 года, законом Липецкой области от 30.11.2000 № 117-ОЗ «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Липецкой области в сфере архивного дела». Во втором квартале текущего года Архивным отделом совместно с отделом финансов администрации района разработаны предложения по расходам на содержание Архивного отдела к проекту бюджета области на 2016-2018 годы.


Начальник архивного отдела приняла участие в совещании-семинаре с руководителями государственных и муниципальных архивов Липецкой области, проходившем на базе Задонского муниципального района, на котором были подведены итоги работы архивных учреждений Липецкой области за первое полугодие 2015 года.
Совещание проходило под знаком празднования 70-летия Великой Победы.
Главный специалист-эксперт Бабкина О. Н. участвовала в районной краеведческой конференции «Отечество» (центр дополнительного образования детей с.Долгоруково).
Работники архивного отдела приняли участие в мероприятиях проводимых администрацией района «День Победы», «День памяти и скорби», «День района», «275-летие со дня рождения князя Юрия Владимировича Долгорукова», а также принимали участие в благоустройстве района «Чистый четверг».

1.Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда РФ.

В соответствии с правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 года № 19, руководствуясь методическими рекомендациями Управления ЗАГС и архивов Липецкой области, создан режим хранения документов, обеспечивающий физическую сохранность документов.
Организован строгий контроль за движением архивных документов, исключающий их несанкционированный вынос из архива. Исключено нахождение посторонних лиц в хранилище. По окончанию рабочего дня архивохранилища опечатываются. Здание охраняется сторожевой охраной. Имеется план эвакуации документов на случай пожара, в хранилищах имеются огнетушители, песок, лопаты. Каждую последнюю пятницу месяца проводились санитарные дни, обеспыливание документов. Ведется контроль за температурно-влажностным режимом хранения документов. Укрепление материально-технической базы муниципального архива в 2015 году проводилось за счет средств, переданных в бюджет района из областного бюджета в соответствии с областным Законом № 117-ОЗ «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Липецкой области в сфере архивного дела», приобретены металлические стеллажи, коробки для картонирования. В целях улучшения физического состояния дел проведены ремонт, подшивка, замена обложек, составление заверительных листов в фондах
№ 11 колхоз «Память Ильича», № 80 СХПК «Память Ильича», № 88 СХПК «Олым» и др. Фонды закартонированы, оформлены ярлыки на коробках.
Проведены проверки наличия и состояния дел в фондах № 84 СХПК «Мирный труд», № 82 СХПК «им.Тимирязева», № 92 Комитет по физической культуре, спорту и туризму администрации района и др., оформлены результаты проверок, составлены сводные итоговые записи, листы фондов, карточки фондов.
В соответствии с регламентом государственного учета документов составлен паспорт муниципального архива, один экземпляр направлен в Управление ЗАГС и архивов Липецкой области. Обеспечен надлежащий учет документов, своевременно вносились изменения во все учетные документы.
На 01.01.2016 года в архиве находится 133 фонда (в связи с реорганизацией предприятия поступил новый фонд Муниципальное унитарное многоотраслевое предприятие жилищно-коммунального хозяйства Долгоруковского района), 19743 ед.хр., в том числе 8662 постоянного хранения, 11057 по личному составу, 24 дела личного происхождения.
На все фонды имеется полный комплект экземплярности описей. Все учетные документы хранятся в несгораемом сейфе по номерам фондов. На вновь поступившие фонды заведены дела фондов, где сосредоточены документы, предусмотренные Правилами работы.
Ежемесячно в прокуратуру Долгоруковского района подается информация о сохранности документов.


2. Комплектование и экспертиза ценностей документов АФ РФ. Контроль за организацией ведомственного хранения документов.

В соответствии с графиком согласования номенклатур дел, упорядочения документов и передачи документов в архивный отдел, проведено согласование номенклатуры дел в отделе образования администрации Долгоруковского муниципального района, ОБУ «Центр социальной защиты населения по Долгоруковскому району», администрации Долгоруковского муниципального района.
Проводился прием документов от организаций-источников комплектования муниципального архива.
 За 2015 год принято 332 дела постоянного хранения и 96 дел по личному составу.
В соответствии с федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», рекомендациями Управления ЗАГС и архивов Липецкой области проводилась работа по обеспечению сохранности документов, ликвидируемых учреждений, организаций, предприятий, подвергшихся процедуре банкротства. Работниками архивного отдела оказывалась методическая и практическая помощь (МУМ ППЖКХ Долгоруковского района) в подготовке документов к передачи на государственное хранение.
Подготовлен и проведен семинар с лицами ответственными за сохранность документов учреждений и ведение делопроизводства, разработку номенклатур дел, согласно перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры от 25 августа 2010 года № 558.
Своевременно вносились изменения в названия учреждений, организаций – списка источников комплектования.
Продолжено внедрение в практику работы методических рекомендаций «Определение организаций- источников комплектования государственных и муниципальных архивов». Контроль за работой ведомственных архивов осуществляется путем комплексных, тематических, контрольных проверок. За 2015 год проведены проверки в Совете депутатов сельского поселения Долгоруковский сельсовет и администрация сельского поселения Долгоруковский сельсовет, Совете депутатов Долгоруковского района и др.
По результатам проверок составлены справки, с которыми ознакомлены руководители данных организаций.
В целях совершенствования ведомственного хранения документов, обеспечения их сохранности, проведена паспортизация архивов организаций на 01.12.2015 года. 100% учреждений и организаций полностью подготовили документы к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив.

3. Использование документов АФ РФ.

В архивном отделе продолжена работа по внедрению административного регламента предоставления государственной и муниципальной услуги по организации исполнения обращений, жалоб и запросов российских граждан, поступивших в архивный отдел администрации Долгоруковского муниципального района.
С целью исполнения Федерального закона № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» архивным отделом администрации Долгоруковского муниципального района продолжено электронное взаимодействие с управлением Пенсионного фонда РФ в Долгоруковском районе.
В течении 2015 года продолжалась работа по пополнению базы данных по фондам в ПК «Архивный фонд», заполнению полей «Переименование фонда», «Историческая справка», «Аннотация», «Географические сведения».
Документы, хранящиеся в архиве используются в научных, социально-культурных целях, в воспитательной работе, для обеспечения прав и законных интересов граждан. При организации информационной деятельности архивный отдел использует документы, относящиеся к истории района.
По инициативе архивного отдела подготовлены информации и направлены в администрацию Долгоруковского муниципального района, ГУ-УПФ РФ в Долгоруковском районе, отдел социальной защиты (о новых поступлениях в архив документов по личному составу от ликвидированных и реорганизованных учреждений и организаций).
Работа по исполнению запросов социально-правового характера велась в соответствии с методическими рекомендациями по организации работы районных архивов с документами по личному составу. Основное внимание уделялось строгому соблюдению установленных сроков ответов на запросы.
В архивном отделе ведется журнал регистрации заявлений граждан.
Всего за 2015 год исполнено 21 тематический запрос и 1478 запросов социально-правового характера. Основная тематика исполненных запросов: о трудовом стаже, о заработной плате, о составе семьи.
Усовершенствованы описи фонда № 90 отдел экономики администрации района, № 83 СХПК «Родина», № 89 муниципальное образовательное учреждение лицей с.Долгоруково, № 25 Вязовицкий сельский Совет народных депутатов и администрация сельсовета.
В 2015 году в архивном отделе работали пользователи Жирякова Елена Александровна, специалист администрации сельского поселения Меньше-Колодезский сельсовет (использованы постановления, распоряжения главы сельского поселения М-Колодезский сельсовет за 2008-2010 годы), Толстых Светлана Викторовна, главный специалист-эксперт отдела финансов администрации района (годовые бухгалтерские отчеты, утвержденное штатное расписание, годовые планы поступление госдоходов за 2006-2008гг), Климов Николай Иванович, ведущий специалист-эксперт отдела организационно-контрольной, кадровой и правовой работы администрации Долгоруковского муниципального района (постановления главы администрации Долгоруковского района по основной деятельности за 2010-2011гг).
Похозяйственные книги Верхне-Ломовецкого с/с за 1967-1969 годы во временное пользование выдавались Павловой Е.Н. судье Тербунского районного суда Липецкой области.
Оформлена выставка посвященная 70-летию Победы Советского народа в Великой Отечественной войне 1941-1945гг.
Подготовлена статья в газету «Сельские зори», периодически в течении 2015 года предоставлялась информация о работе архивного отдела в редакцию газеты для рубрики «Калейдоскоп СЗ».
Продолжено формирование альбомов «Из жизни Долгоруковского района», «Архивы хранят историю, а создают их люди». Оформлен новый альбом «Дорогами Памяти» к 70-летию Победы Советского народа в Великой Отечественной войне 1941-1945гг.
На первое полугодие 2016 года оформлена подписка журнала «Отечественные архивы», газеты «Липецкая газета», «Сельские зори».
Работники архивного отдела продолжают повышать квалификацию путем изучения методических материалов, направленных Федеральным архивным агентством, ВНИИДАД, Управлением ЗАГС и архивов Липецкой области, а также своевременно информируются работники делопроизводственных служб учреждений, организаций и предприятий района об изменениях нормативно-методических документах, состава документов, подлежащих передаче на государственное хранение, сроках их передачи.
Продолжено обеспечение учреждений района списка № 2 ГОСТом 6.30-2003, путем ксерокопирования.


Начальник архивного отдела И.П.Платонова

 

Наверх

Последние изменения