Объяснительная записка к годовому отчету формы № 1 за 2017 год

Работа архивного отдела администрации Долгоруковского муниципального района проводилась в соответствии с  федеральными законами от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», концепцией долгосрочного социально-экономического развития Российской федерации до 2020г. и Основными направлениями деятельности Правительства Российской Федерации до 2018 года, законом Липецкой области от 30.11.2000 № 117-ОЗ «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Липецкой области в сфере архивного дела».
    Согласно письма Управления ЗАГС и архивов Липецкой области от 22.11.2017 № И 26-659 внесены изменения в административный регламент предоставления государственной услуги «Исполнения запросов граждан Российской Федерации».
    Регламент утвержден постановлением администрации Долгоруковского муниципального района 15.12.2017 № 1015.
           Во втором квартале текущего года Архивным отделом совместно с отделом бухгалтерского учета и отчетности, делопроизводства и информатизации администрации района разработана смета расходов по Архивному отделу на исполнение государственных полномочий в сфере архивного дела 2018 году.


    Для рассмотрения Федеральным архивным агентством вопроса «Об актуальных проблемах комплектования государственных и муниципальных архивов Российской Федерации» заполнена и направлена в отдел организации и контроля деятельности архивов Управления ЗАГС и архивов Липецкой области анкета по изучению деятельности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации в области комплектования.
    В связи с подготовкой к празднованию 100-летия Государственной архивной службы России подготовлены и направлены в Управление ЗАГС и архивов Липецкой области предложения для включения в план мероприятий по празднованию юбилея.
    Начальник архивного отдела приняла участие в совещании-семинаре с руководителями государственных и муниципальных архивов Липецкой области, проходившем на базе Тербунского муниципального района, на котором были подведены итоги работы архивных учреждений Липецкой области за первое полугодие 2017 года.
Главный специалист-эксперт Бабкина О. Н. учавствовала в районной краеведческой конференции «Отечество» (центр дополнительного образования детей с.Долгоруково).
    Работники архивного отдела приняли участие в мероприятиях проводимых администрацией района «День Победы», «День памяти и скорби», «День района», а также принимали участие в благоустройстве района «Чистый четверг».


             1.Обеспечение сохранности и государственный учет
                        документов Архивного фонда РФ.

          В соответствии с правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 года № 19, руководствуясь методическими рекомендациями Управления ЗАГС и архивов Липецкой области, создан режим хранения документов, обеспечивающий физическую сохранность документов.
       Организован строгий контроль за движением архивных документов, исключающий их несанкционированный вынос из архива. Исключено нахождение посторонних лиц в хранилище. По окончанию рабочего дня архивохранилища опечатываются. Здание охраняется сторожевой охраной. Имеется план эвакуации документов на случай пожара, в хранилищах имеются огнетушители, песок, лопаты. Каждую последнюю пятницу месяца проводились санитарные дни, обеспыливание документов. Ведется контроль за температурно-влажностным режимом хранения документов.
        Укрепление материально-технической базы муниципального архива в 2017 году проводилось за счет средств, переданных в бюджет района из областного бюджета в соответствии с областным Законом № 117-ОЗ  «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Липецкой области в сфере архивного дела», приобретены принтер и картриджи для принтера .  
       В целях улучшения физического состояния дел проведены ремонт,  подшивка, замена обложек, составление заверительных листов в фондах  
№ 102 Отдел социальной защиты населения администрации района, № 105 СХПК «Долгоруковский», № 109 Отдел по труду администрации района и др. Фонды закартонированы, оформлены ярлыки на коробках.
    Проведены проверки наличия и состояния дел в фондах № 44 колхоз «Заря», № 85 СХПК «Больше-Боевский», оформлены результаты проверок, составлены сводные итоговые записи, листы фондов, карточки фондов.
    В соответствии с регламентом государственного учета документов составлен паспорт муниципального архива, один экземпляр направлен в Управление ЗАГС и архивов Липецкой области. Обеспечен надлежащий учет документов, своевременно вносились изменения во все учетные документы.
    На 01.01.2018 года в архиве находится 134 фонда 20543 ед.хр., в том числе 9389 постоянного хранения, 11130 по личному составу, 24 дела личного происхождения.
На все фонды имеется полный комплект экземплярности описей. Все учетные документы хранятся в несгораемом сейфе по номерам фондов. На вновь поступившие фонды заведены дела фондов, где сосредоточены документы, предусмотренные Правилами работы.
    Ежемесячно в прокуратуру Долгоруковского района подается информация о сохранности документов.

                   2. Комплектование и экспертиза ценностей документов АФ РФ. Контроль за организацией ведомственного хранения документов.

В соответствии с рекомендациями Управления ЗАГС и архивов Липецкой области, продолжено внедрение в практику работы :
- методических рекомендаций «Определение организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов»;
- перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения,  утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, зарегистрированного Минюстом России 08.09.2010 № 18380;
- правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органов местного самоуправления и организациях утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526.
В 2017 году согласована номенклатура дел прокуратуры Долгоруковского района.
Проводился прием документов от организаций-источников комплектования муниципального архива.
 За 2017 год принято 410 дел постоянного хранения и 61 дело по личному составу.
     Подготовлен и проведен семинар с лицами ответственными за сохранность документов учреждений и ведение делопроизводства,  разработку номенклатур дел, согласно перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры от 25 августа 2010 года № 558.
    Контроль за работой ведомственных архивов осуществляется путем комплексных, контрольных проверок. За 2017 год проведены проверки в сельском поселении Долгушинский сельсовет и сельском поселении Жерновский сельсовет.
    По результатам проверок составлены справки, с которыми ознакомлены руководители данных организаций.
В целях совершенствования ведомственного хранения документов, обеспечения их сохранности, проведена паспортизация архивов организаций на 01.12.2017 года. 100% учреждений и организаций полностью подготовили документы к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив.

3. Использование документов АФ РФ.

    В архивном отделе продолжена работа по внедрению административного регламента предоставления государственной и муниципальной услуги по организации исполнения обращений, жалоб и запросов российских граждан, поступивших в архивный отдел администрации Долгоруковского муниципального района.
    С целью исполнения Федерального закона № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» архивным отделом администрации Долгоруковского муниципального района продолжено электронное взаимодействие с управлением Пенсионного фонда РФ в Долгоруковском районе.
    Архивным отделом ведется работа по ведению базы данных по фондам архива в Программном комплексе «Архивный фонд» (5-я версия).
    Документы, хранящиеся в архиве используются в научных, социально-культурных целях, в воспитательной работе, для обеспечения прав и законных интересов граждан. При организации информационной деятельности архивный отдел использует документы, относящиеся к истории района.
    Работа по исполнению запросов социально-правового характера велась в соответствии с  методическими  рекомендациями по организации работы районных архивов с документами по личному составу. Основное внимание уделялось строгому соблюдению установленных сроков ответов на запросы.
В архивном отделе ведется журнал регистрации заявлений граждан.
Всего за 2017 год исполнено 72 тематических запроса и 1050 запросов социально-правового характера. Основная тематика исполненных запросов: о трудовом стаже, о заработной плате, о составе семьи.
         Усовершенствованы описи фонда № 31 Отдел финансов администрации Долгоруковского района.
В 2017 году в архивном отделе работали пользователи Трепалина Нина Ивановна специалист администрации сельского поселения Стегаловский сельсовет (протоколы сессий, постановления и распоряжения администрации, протоколы схода граждан), Беклемищев Евгений Дмитриевич главный библиограф ЦРБ им. А.М.Жемчужникова (документы личного происхождения Филимонова Н.И.), Морозова Любовь Васильевна старший специалист 1 разряда отдела строительства, архитектуры, ЖКХ и дорожного хозяйства (документы отдела за 2005-2007, 2011-2012 годы).
    Оформлена выставка посвященная Победе Советского народа в Великой Отечественной войне 1941-1945гг.
Подготовлена статья в газету «Сельские зори», периодически в течении 2017 года предоставлялась информация о работе архивного отдела в редакцию газеты для рубрики «Калейдоскоп СЗ».
Проведена экскурсия для учащихся МБОУ лицей с.Долгоруково. Для ознакомления школьникам представлены документы личных фондов участников ВОВ (Королева Н.Г., Ловчего А.Г. и др.).
К 100-летию Великой Российской революции 1917 года подготовлен и проведен урок с учащимися филиала МБОУ лицей с.Долгоруково на тему «За власть Советов» , о событиях на территории Долгоруковского района, проходивших 1917-1920гг.
Продолжено формирование альбомов «Из жизни Долгоруковского района», «Архивы хранят историю, а создают их люди».
На первое полугодие 2018 года оформлена подписка журнала «Отечественные архивы», газеты «Липецкая газета»,  «Сельские зори».
Работники архивного отдела продолжают повышать квалификацию путем изучения методических материалов, направленных Федеральным архивным агентством, ВНИИДАД, Управлением ЗАГС и архивов Липецкой области, а также своевременно информируются работники делопроизводственных служб учреждений, организаций и предприятий района об изменениях нормативно-методических документах, состава документов, подлежащих передаче на государственное хранение, сроках их передачи.
    Продолжено обеспечение учреждений района списка № 2 ГОСТом 6.30-2003, путем ксерокопирования.

Наверх

Последние изменения